Comment organiser une bonne communication vers la presse?

5 septembre 2011

Afin que votre conférence de presse soit aussi efficace qu’agréable, nous vous suggérons quelques petits conseils, que vous êtes bien sûr libres de suivre ou pas.

Sur la forme :

  • Intérêt de présenter en début de conférence de presse les intervenants et leur fonction exacte ;
  • Éviter des prises de parole en nombre : des orateurs potentiels peuvent assister à la conférence de presse et échanger avec les journalistes lors du moment convivial qui suit la communication ;
  • Préparer un support écrit, qui ne soit pas trop long ni copieux (sauf si cela s’impose, évidemment) .Ce n’est pas à son volume que l’on reconnaît le bon dossier de presse. Les journalistes n’ont pas plus le temps que vous pour ingurgiter de  volumineux documents. Il faut  donc faire clair et court. Bien entendu, si le présentateur de la conférence a fait un petit discours préliminaire son texte doit figurer dans ce dossier. Il en est la pièce maîtresse.Vous pouvez aussi y joindre une courte fiche biographique du présentateur avec, bien entendu, adresse et surtout…numéros de téléphone, de portable, de fax et E-mail. Éventuellement, préparez un CD ou un DVD si vous en avez la possibilité.
  • La durée de la conférence de presse devrait être de 45 minutes, voire 1 heure, en fonction du sujet. Chaque média, chaque journaliste a des contraintes (de temps, d’espace rédactionnel, de succession de reportages, etc.)
  • Quel jour, à quelle heure? Le Club de la Presse vous propose, à ce sujet, les 3 formules horaires qui semblent aussi bien contenter les journalistes que les organisateurs:
    De préférence pas les samedi et dimanche sauf si votre info est de la plus grande urgence. Les autres jours de la semaine conviennent parfaitement.
    –  9h00 pour un petit-déjeuner de presse
    11h00 ( avec la possibilité de faire un débriefing « apéro »)
    14h00
    Plus tard, c’est pratiquement peine perdue. Les journalistes sont devant
    leur écran à rédiger leurs papiers sur les informations glanées dans la
    journée. Dans les télévisions et souvent les radios, le menu des
    journaux est déjà arrêté.

En bref, ces suggestions offrent une sorte de plate-forme commune aux journalistes présents.

Pour le contenu :

Il est d’abord très important de cerner parfaitement le message ou l’information
que l’on souhaite faire connaître et de se donner le temps de constituer
un dossier de presse .

  • Mis à part les bilans, rapports annuels et autres états des lieux, qui nécessitent un exposé chronologique et par thèmes, il convient de cibler une information centrale à communiquer.
  • Pour introduire le sujet, une remise en contexte de quelques minutes se révèle toujours utile (objet social ou activités de l’association, du service ou de l’institution) .
  • Évitez de lire tout votre dossier de presse sans jamais lever le nez de vos feuilles, essayez de rendre cette conférence attrayante et regardez vos interlocuteurs ! Vous pouvez aussi rendre vos infos encore plus compréhensibles par le biais d’une projection type PowerPoint .

Le déroulement:

Huit, cinq, deux ou un seul journaliste présent, il est impossible d’être assuré d’un nombre de participants même si vous avez fait, la veille, une dernière tournée téléphonique des rédactions.

On ne sait jamais à l’avance comment se déroulera une telle réunion. Même si elle est minutieusement préparée elle peut être un échec complet si par malheur, le jour dit, à l’heure donnée, un événement extérieur balaye votre événement à vous !

Si une telle mésaventure vous arrivait, ne vous formalisez pas. Laissez passer la tempête et distribuez vos dossiers dans les rédactions.

Puis recommencez votre opération si nécessaire !

L’après conférence

Imaginons, ce qui est souvent le cas, une conférence de presse se terminant vers 12h15.
Il vous reste quelques heures pour compléter votre opération:

  • Pointez les médias présents.
  • Prévoyez la distribution à ceux qui vous les ont demandés.
  • Prévoyez donc aussi de servir aussi ceux qui étaient absents…

Il vous reste à proposer (ou à faire proposer par l’un de vos collaborateurs) une interview aux radios ou aux télévisions, une présence en plateau aux journaux télévisés locaux…Ce n’est pas facile à faire. Mais vous pouvez réussir si les médias que vous sollicitez ont, par bonheur, reçu une dépêche d’agence relatant votre conférence de presse et qu’ils découvrent ainsi l’intérêt de votre démarche.

Cela dit, même si vos contacts restent infructueux, laissez toujours votre numéro de téléphone et celui de votre portable.